ADMINISTRACION DE PROYECTOS
¿Qué define un proyecto?
De acuerdo con el Project Management Institute (2000), un proyecto es una iniciativa temporal que se pone en marcha para crear un producto o servicio único. De manera alternativa, un proyecto se puede ver como un conjunto bien definido de tareas o actividades que deben realizarse para cumplir las metas del proyecto. Normalmente se considera que estas tareas o actividades que constituyen en un proyecto están definidas de manera que:
1.- Cada tarea se pueda iniciar o detener independientemente de cualquier otra (dentro de una secuencia dada) y
2.- Las tareas están ordenadas de tal manera que se deben realizar en una secuencia tecnológica (por ejemplo, las paredes de una casa deben construirse antes que el techo).
Los proyectos tienen características únicas, casi siempre se caracterizan por el uso de equipos de proyecto multifuncionales. De hecho, el amplio uso actual de equipos multifuncionales en la mayoría de las organizaciones es una extensión de las prácticas de AP anteriores . La ventaja de usar equipos de proyecto ahora se reconoce ampliamente, aunque es menos claro cómo organizar y manejar estos equipos.
¿A que ayuda a diferenciar la definición de un proyecto?
La definición de un proyecto ayuda a diferenciar los proyectos y los programas; éstos son operaciones en marcha que continúan de manera indefinida, su alcance y duración son mayores que la de casi todos los proyectos. A diferencia de los administradores de programas, los administradores de proyectos luchan por quedarse sin trabajo lo más antes posible,. Sin embargo, debe observarse que la administración de proyectos puede aplicarse a programas que están compuestos de proyectos múltiples.
No todos los proyectos son iguales
Es obvio que o todos los proyectos son iguales, un proyecto para el desarrollo de un nuevo software complejo es bastante diferente de un proyecto para la construcción de una carretera. en el primer caso puede ser difícil definir con claridad el diseño y alcance del proyecto, el ambiente externo cambia con rapidez y el personal de TI que desarrolla el software suele estar involucrado en otras actividades y proyectos. Por el contrario, la mayoría de proyectos de construcción se realizan en forma aislada respecto a otros proyectos; aunque por supuesto contienen muchos factores de incertidumbre, casi todos estarán de acuerdo en que es mas probable que un proyecto de construcción cumpla sus metas que la mayoría de proyectos de desarrollo de software.
¿Qué define un proyecto?
De acuerdo con el Project Management Institute (2000), un proyecto es una iniciativa temporal que se pone en marcha para crear un producto o servicio único. De manera alternativa, un proyecto se puede ver como un conjunto bien definido de tareas o actividades que deben realizarse para cumplir las metas del proyecto. Normalmente se considera que estas tareas o actividades que constituyen en un proyecto están definidas de manera que:
1.- Cada tarea se pueda iniciar o detener independientemente de cualquier otra (dentro de una secuencia dada) y
2.- Las tareas están ordenadas de tal manera que se deben realizar en una secuencia tecnológica (por ejemplo, las paredes de una casa deben construirse antes que el techo).
Los proyectos tienen características únicas, casi siempre se caracterizan por el uso de equipos de proyecto multifuncionales. De hecho, el amplio uso actual de equipos multifuncionales en la mayoría de las organizaciones es una extensión de las prácticas de AP anteriores . La ventaja de usar equipos de proyecto ahora se reconoce ampliamente, aunque es menos claro cómo organizar y manejar estos equipos.
¿A que ayuda a diferenciar la definición de un proyecto?
La definición de un proyecto ayuda a diferenciar los proyectos y los programas; éstos son operaciones en marcha que continúan de manera indefinida, su alcance y duración son mayores que la de casi todos los proyectos. A diferencia de los administradores de programas, los administradores de proyectos luchan por quedarse sin trabajo lo más antes posible,. Sin embargo, debe observarse que la administración de proyectos puede aplicarse a programas que están compuestos de proyectos múltiples.
No todos los proyectos son iguales
Es obvio que o todos los proyectos son iguales, un proyecto para el desarrollo de un nuevo software complejo es bastante diferente de un proyecto para la construcción de una carretera. en el primer caso puede ser difícil definir con claridad el diseño y alcance del proyecto, el ambiente externo cambia con rapidez y el personal de TI que desarrolla el software suele estar involucrado en otras actividades y proyectos. Por el contrario, la mayoría de proyectos de construcción se realizan en forma aislada respecto a otros proyectos; aunque por supuesto contienen muchos factores de incertidumbre, casi todos estarán de acuerdo en que es mas probable que un proyecto de construcción cumpla sus metas que la mayoría de proyectos de desarrollo de software.
Medidas de éxito o fracaso de un proyecto
Como la mayoría de los proyectos tienen metas de costos y tiempo claramente definidos, es común que se juzgue el éxito de un proyecto según si termino dentro del presupuesto y antes de la fecha de entrega. Sin embargo, tal juicio puede resaltar un poco ingenuo en el sentido de que la mayor parte de los proyectos tienen muchas metas además del presupuesto y programación.
En algunos casos los proyectos pueden fracasar aun cuando terminen a tiempo y dentro del presupuesto. En otros casos los proyectos pueden emprenderse como lideres de perdidas con objeto de ganar una ventaja competitiva, cuando concurse por contratos futuros de proyectos similares, o para ejercer una presión competitiva sobre el rival en un mercado específico.
¿Cuándo abandonar un proyecto?
Relacionado con el tema del éxito o fracaso de un proyecto está saber cuándo abandonar un proyecto en marcha. Suspender un proyecto significa que debe existir un sistema efectivo de control y supervisión, así como métricas que indiquen cuando el proyecto ha llegado a un punto en el que ya no es eficiente salvarlo. Es claro que esta es una decisión difícil y un reto en la mayoría de las organizaciones donde administradores y empleados están comprometidos con la terminación exitosa de un proyecto. Es comprensible que muchos administradores se muestren renuentes a abandonar un proyecto, ya que carrera y ego se vinculan a los proyectos. También la falacia de los costos no recuperables juega un papel importante.
Para evitar este problema, los supervisores deben supervisar y controlar los proyectos con cuidado. En la etapa de la planeación es necesario definir y después hacer cumplir los puntos cruciales donde un proyecto debe abandonarse si es necesario.
Ciclo de vida de un proyecto
Existen muchas maneras de ver el ciclo de vida de un proyecto. Como lo muestra la siguiente figura que presenta una interpretación que define cuatro etapas:
1.- Formulación y selección.
2.- Planeación.
3.- Programación y control.
4.- Implantación y terminación del proyecto.
Como la mayoría de los proyectos tienen metas de costos y tiempo claramente definidos, es común que se juzgue el éxito de un proyecto según si termino dentro del presupuesto y antes de la fecha de entrega. Sin embargo, tal juicio puede resaltar un poco ingenuo en el sentido de que la mayor parte de los proyectos tienen muchas metas además del presupuesto y programación.
En algunos casos los proyectos pueden fracasar aun cuando terminen a tiempo y dentro del presupuesto. En otros casos los proyectos pueden emprenderse como lideres de perdidas con objeto de ganar una ventaja competitiva, cuando concurse por contratos futuros de proyectos similares, o para ejercer una presión competitiva sobre el rival en un mercado específico.
¿Cuándo abandonar un proyecto?
Relacionado con el tema del éxito o fracaso de un proyecto está saber cuándo abandonar un proyecto en marcha. Suspender un proyecto significa que debe existir un sistema efectivo de control y supervisión, así como métricas que indiquen cuando el proyecto ha llegado a un punto en el que ya no es eficiente salvarlo. Es claro que esta es una decisión difícil y un reto en la mayoría de las organizaciones donde administradores y empleados están comprometidos con la terminación exitosa de un proyecto. Es comprensible que muchos administradores se muestren renuentes a abandonar un proyecto, ya que carrera y ego se vinculan a los proyectos. También la falacia de los costos no recuperables juega un papel importante.
Para evitar este problema, los supervisores deben supervisar y controlar los proyectos con cuidado. En la etapa de la planeación es necesario definir y después hacer cumplir los puntos cruciales donde un proyecto debe abandonarse si es necesario.
Ciclo de vida de un proyecto
Existen muchas maneras de ver el ciclo de vida de un proyecto. Como lo muestra la siguiente figura que presenta una interpretación que define cuatro etapas:
1.- Formulación y selección.
2.- Planeación.
3.- Programación y control.
4.- Implantación y terminación del proyecto.
En la primera etapa (formulación y selección), los administradores definen (y refinan) el proyecto a su alcance, y consideran su impacto en el plan estratégico de la organización. La etapa de planeación es critica; es aquí que se define la regla 6p de la administración de proyectos:
Prior Planning Precludes Poor Project Performance
(La planeación previa previene un pobre desempeño del proyecto)
El trabajo en el proyecto es mas intenso durante la tercera etapa; como se indico en la figura anterior, los recursos asignados al proyecto alcanzan su máxima en esta etapa. Por ultimo, en la cuarta etapa el proyecto se implanta y se entrega a los usuarios (esta es la etapa en la que los usuarios ocupan un nuevo edificio o en la que se inserta una nueva componente al proceso de ensamble).
Comentario Personal
En mi opinión la Administración de Proyectos evita que ocurran problemas y ayuda para reducir al mínimo su impacto de los problemas que lleguen a ocurrir sobre el logro del objetivo de un proyecto cuando éstos se presentan. También nos ayuda a gestionar la producción de un proyecto dentro del tiempo establecido realizando las actividades cronológicamente y sabiendo los límites de fondos con los que se cuenta para la ejecución del proyecto. A mi parecer la planificación y la comunicación son vitales para una administración de proyectos satisfactoria.
Bibliografía
LIBRO: Administración de Proyectos
AUTOR: Ted Klastorin
EDITORIAL: Alfaomega
Prior Planning Precludes Poor Project Performance
(La planeación previa previene un pobre desempeño del proyecto)
El trabajo en el proyecto es mas intenso durante la tercera etapa; como se indico en la figura anterior, los recursos asignados al proyecto alcanzan su máxima en esta etapa. Por ultimo, en la cuarta etapa el proyecto se implanta y se entrega a los usuarios (esta es la etapa en la que los usuarios ocupan un nuevo edificio o en la que se inserta una nueva componente al proceso de ensamble).
Comentario Personal
En mi opinión la Administración de Proyectos evita que ocurran problemas y ayuda para reducir al mínimo su impacto de los problemas que lleguen a ocurrir sobre el logro del objetivo de un proyecto cuando éstos se presentan. También nos ayuda a gestionar la producción de un proyecto dentro del tiempo establecido realizando las actividades cronológicamente y sabiendo los límites de fondos con los que se cuenta para la ejecución del proyecto. A mi parecer la planificación y la comunicación son vitales para una administración de proyectos satisfactoria.
Bibliografía
LIBRO: Administración de Proyectos
AUTOR: Ted Klastorin
EDITORIAL: Alfaomega