DIAGRAMA DE PRIORIZACIÓN
Las Matrices de Priorización son herramientas que sirven para priorizar actividades, temas, características de productos o servicios, etc. a partir de criterios de ponderación conocidos. Se utilizan para la toma de decisiones.
Aplicación
Esta herramienta debe utilizarse cuando:
1) Se poseen distintas opciones y hay que realizar una selección.
2) Existe desacuerdo respecto a la importancia relativa de los criterios de selección para las opciones.
3) Las opciones generadas están muy relacionadas entre sí.
4) Los recursos son escasos para implantar el programa de mejora.
Construcción
Para la construcción de las Matrices de Priorización se puede utilizar dos métodos, igualmente válidos: el método del criterio analítico completo y el método del consenso de criterios. Los pasos a seguir en cada uno de ellos son:
1) Método del criterio Analítico completo
1.- Definir el objetivo a alcanzar
2.- Crear una lista de criterios a aplicar a las opciones generadas.
3.- Juzgar la importancia relativa de cada criterio en comparación con los otros criterios.
4.- Comparar todas las opciones consideradas con los criterios ponderados.
5,- Comparar cada opción a partir de la combinación de todos los criterios.
2) Método del consenso de criterios
1.- Establecer prioridades en los criterios.
2.- Ordenar las opciones a partir de cada criterio.
3.- Calcular la puntuación de la importancia individual para cada opción bajo cada criterio.
Ejemplos
Para ilustrar mejor esta herramienta vamos a utilizar un ejemplo. Supongamos una empresa constructora de viviendas unifamiliares que lleva observando en los últimos meses ha descendido considerablemente la rapidez de la venta de las viviendas. Para determinar por qué está sucediendo esto se reúnen en la empresa un equipo con objeto de conocer en primer lugar cuales son las expectativas de sus clientes a fin de poder actuar al respecto. La información de los clientes es recogida a través de un cuestionario y posteriormente tratada mediante la utilización de un Diagrama de Afinidad. Las conclusiones extraídas indican que los aspectos más valoradas por los clientes a la hora de comprar una vivienda son: el coste de la vivienda, servicios y calidad de vida en la zona, numero de habitantes y cuartos de baño, y tipo y calidad de materiales. Con todo esto, la empresa desea centrar su atención en la reducción de costes de las viviendas, ya que es el aspecto, más importante desde el punto de vista del cliente.
En primer lugar el equipo de trabajo realiza un Diagrama de Árbol a fin de estudiar lo mejor cada una de las posibles opciones de actuación para alcanzar el objetivo fijado. El resultado es el que muestra la siguiente figura.
Las Matrices de Priorización son herramientas que sirven para priorizar actividades, temas, características de productos o servicios, etc. a partir de criterios de ponderación conocidos. Se utilizan para la toma de decisiones.
Aplicación
Esta herramienta debe utilizarse cuando:
1) Se poseen distintas opciones y hay que realizar una selección.
2) Existe desacuerdo respecto a la importancia relativa de los criterios de selección para las opciones.
3) Las opciones generadas están muy relacionadas entre sí.
4) Los recursos son escasos para implantar el programa de mejora.
Construcción
Para la construcción de las Matrices de Priorización se puede utilizar dos métodos, igualmente válidos: el método del criterio analítico completo y el método del consenso de criterios. Los pasos a seguir en cada uno de ellos son:
1) Método del criterio Analítico completo
1.- Definir el objetivo a alcanzar
2.- Crear una lista de criterios a aplicar a las opciones generadas.
3.- Juzgar la importancia relativa de cada criterio en comparación con los otros criterios.
4.- Comparar todas las opciones consideradas con los criterios ponderados.
5,- Comparar cada opción a partir de la combinación de todos los criterios.
2) Método del consenso de criterios
1.- Establecer prioridades en los criterios.
2.- Ordenar las opciones a partir de cada criterio.
3.- Calcular la puntuación de la importancia individual para cada opción bajo cada criterio.
Ejemplos
Para ilustrar mejor esta herramienta vamos a utilizar un ejemplo. Supongamos una empresa constructora de viviendas unifamiliares que lleva observando en los últimos meses ha descendido considerablemente la rapidez de la venta de las viviendas. Para determinar por qué está sucediendo esto se reúnen en la empresa un equipo con objeto de conocer en primer lugar cuales son las expectativas de sus clientes a fin de poder actuar al respecto. La información de los clientes es recogida a través de un cuestionario y posteriormente tratada mediante la utilización de un Diagrama de Afinidad. Las conclusiones extraídas indican que los aspectos más valoradas por los clientes a la hora de comprar una vivienda son: el coste de la vivienda, servicios y calidad de vida en la zona, numero de habitantes y cuartos de baño, y tipo y calidad de materiales. Con todo esto, la empresa desea centrar su atención en la reducción de costes de las viviendas, ya que es el aspecto, más importante desde el punto de vista del cliente.
En primer lugar el equipo de trabajo realiza un Diagrama de Árbol a fin de estudiar lo mejor cada una de las posibles opciones de actuación para alcanzar el objetivo fijado. El resultado es el que muestra la siguiente figura.
1.- Método del criterio analítico completo
Es el método más laborioso y costoso, aunque está justificada su utilización cuando:
1.- La decisión a tomar es crítica para la organización.
2.- Existe más de un criterio que puede ser aplicado en la toma de decisiones.
3.- Todos los criterios son relevantes y significativo.
Los pasos a seguir son:
1.- Definir el objetivo a conseguir
Se trata de definir claramente cual es el objetivo a alcanzar. En el caso en que el equipo haya utilizado anteriormente para generar opciones un Diagrama de Árbol, el objetivo coincidirá con el encabezamiento de éste.
En el ejemplo expuesto, el objetivo que se pretende conseguir es la disminución del precio de la vivienda.
2.- Creación del listado de criterios a aplicar a las opciones generadas
Mediante una discusión en grupo el equipo debe establecer una serie de criterios para poder llevar a cabo el proceso de priorización entre las opciones. Es muy importante que los criterios sean juicios, es decir, no neutrales, de forma que reflejen el resultado deseado.
En nuestro ejemplo, los criterios generados por el grupo son:
- criterio 1: Mejorar la satisfacción del cliente.
- criterio 2: Mejorar coste de implantación.
- criterio 3: Rapidez en la implantación.
3.- Juzgar la importancia relativa de cada criterio en comparación con los otros criterios
A partir del listado de criterios generado (1, 2 y 3), el siguiente paso es determinar la importancia de cada uno de ellos, es decir, valorar cada criterio asignándole una puntuación. Para ello, se representa una matriz donde figuren en ambos lados la lista de criterios. Véase en la siguiente figura.
Es el método más laborioso y costoso, aunque está justificada su utilización cuando:
1.- La decisión a tomar es crítica para la organización.
2.- Existe más de un criterio que puede ser aplicado en la toma de decisiones.
3.- Todos los criterios son relevantes y significativo.
Los pasos a seguir son:
1.- Definir el objetivo a conseguir
Se trata de definir claramente cual es el objetivo a alcanzar. En el caso en que el equipo haya utilizado anteriormente para generar opciones un Diagrama de Árbol, el objetivo coincidirá con el encabezamiento de éste.
En el ejemplo expuesto, el objetivo que se pretende conseguir es la disminución del precio de la vivienda.
2.- Creación del listado de criterios a aplicar a las opciones generadas
Mediante una discusión en grupo el equipo debe establecer una serie de criterios para poder llevar a cabo el proceso de priorización entre las opciones. Es muy importante que los criterios sean juicios, es decir, no neutrales, de forma que reflejen el resultado deseado.
En nuestro ejemplo, los criterios generados por el grupo son:
- criterio 1: Mejorar la satisfacción del cliente.
- criterio 2: Mejorar coste de implantación.
- criterio 3: Rapidez en la implantación.
3.- Juzgar la importancia relativa de cada criterio en comparación con los otros criterios
A partir del listado de criterios generado (1, 2 y 3), el siguiente paso es determinar la importancia de cada uno de ellos, es decir, valorar cada criterio asignándole una puntuación. Para ello, se representa una matriz donde figuren en ambos lados la lista de criterios. Véase en la siguiente figura.
El siguiente paso es comparar la importancia relativa de cada criterio respecto al resto de los criterios utilizando una escala predefinida. Para ello haremos la siguiente pregunta criterio por criterio: ¿Cómo de importante / preferente es el criterio 1 frente al criterio2?, y así sucesivamente.
Las respuestas se registran en la matriz de forma numérica, utilizando, por ejemplo, una escala como ésta:
1= Igualdad en importancia / preferencia.
2= Más importante / preferido.
3= Significativamente más importante / preferido.
Las respuestas se registran en la matriz de forma numérica, utilizando, por ejemplo, una escala como ésta:
1= Igualdad en importancia / preferencia.
2= Más importante / preferido.
3= Significativamente más importante / preferido.
Esta matriz se lee por filas. La interpretación de la misma es la siguiente: para el equipo de trabajo, el criterio 1 <<mejora en la satisfacción del cliente>> es significativamente más importante que el criterio 2 <<menor coste de implantación>> y que el criterio 3 <<rapidez en la implantación>> (se complementan con un 5 la segunda y tercera celda). En la segunda fila observamos que el criterio 2 es menos importante que el criterio 1, por lo que la primera celda está en blanco, pero se considera más importante que el criterio 3 (celda con un 2). En la tercera fila, el criterio 3 se considera menos importante que el 1 y el 2 (celda en blanco).
Para completar esta matriz registraremos en las celdas en blanco los valores inversos a sus simétricos. A continuación se suman las puntuaciones de cada columna y se anota el total obtenido. Después, se suman los totales de todas las columnas y se registra en el Total Global.
Posteriormente, se suman los valores de cada fila de la matriz y se divide el valor total obtenido de cada fila entre el Total Global para convertirlo en un porcentaje. Este porcentaje es la puntuación ponderada que se utilizara como multiplicador en la matriz final de comparación de todas las opciones.
Los resultados tras realizar estas operaciones se muestran en la siguiente figura.
Para completar esta matriz registraremos en las celdas en blanco los valores inversos a sus simétricos. A continuación se suman las puntuaciones de cada columna y se anota el total obtenido. Después, se suman los totales de todas las columnas y se registra en el Total Global.
Posteriormente, se suman los valores de cada fila de la matriz y se divide el valor total obtenido de cada fila entre el Total Global para convertirlo en un porcentaje. Este porcentaje es la puntuación ponderada que se utilizara como multiplicador en la matriz final de comparación de todas las opciones.
Los resultados tras realizar estas operaciones se muestran en la siguiente figura.
De la lectura de esta matriz se deduce que los distintos criterios tienen los siguientes pasos específicos:
4.- Comparar todas las opciones consideradas con los criterios ponderados
Ahora tenemos que analizar como cada una de las actividades u opciones contribuye a satisfacer cada uno de los criterios seleccionados. Tendremos tantas matrices como criterios hayamos generado y se procede a completarlas conforme a lo explicado en el paso anterior.
En nuestro ejemplo, para completar las matrices podemos utilizar la siguiente escala numérica:
1= Igual de impacto en el criterio.
2= Más impacto en el criterio.
3= Significativamente más criterio.
Las matrices resultantes que muestran como contribuyen las diferentes opciones en cada uno de los criterios pueden verse en las siguientes imágenes de:
Matriz para el criterio 1 <<mejora en la satisfacción del cliente>>.
Matriz para el criterio 2 <<menor coste de implantación>>.
Matriz para el criterio 3 <<rapidez en la implantación>>.
Ahora tenemos que analizar como cada una de las actividades u opciones contribuye a satisfacer cada uno de los criterios seleccionados. Tendremos tantas matrices como criterios hayamos generado y se procede a completarlas conforme a lo explicado en el paso anterior.
En nuestro ejemplo, para completar las matrices podemos utilizar la siguiente escala numérica:
1= Igual de impacto en el criterio.
2= Más impacto en el criterio.
3= Significativamente más criterio.
Las matrices resultantes que muestran como contribuyen las diferentes opciones en cada uno de los criterios pueden verse en las siguientes imágenes de:
Matriz para el criterio 1 <<mejora en la satisfacción del cliente>>.
Matriz para el criterio 2 <<menor coste de implantación>>.
Matriz para el criterio 3 <<rapidez en la implantación>>.
La interpretación de esta matriz nos indica
que las opciones que más impacto tienen sobre la satisfacción del cliente son,
en orden de importancia: localización del solar; al mismo nivel calidad de los
materiales y calidad de equipamientos; y por último, también al mismo nivel,
nivelado del solar y la estructura hormigón/metal.
La interpretación de esta matriz nos indica
que las opciones con menor coste de implantación son, por orden: al mismo
nivel, realizar modificaciones en la calidad de los equipamientos y de los
materiales; al mismo nivel, actuar sobre la estructura y modificar forma, área
y nivelado del solar; y por último, la localización del solar.
De manera análoga la interpretación de esta última
matriz indica que las opciones más rápidas de implantar son, por orden de
rapidez: al mismo nivel, realizar modificaciones en la calidad de los
equipamientos y de los materiales; actuar sobre la estructura; para modificar
forma, área y nivelado del solar; y, por último, cambiar la localización del
solar.
Comentario personal
En mi opinión es necesario decidir que es más necesario o más importante para la organización y cuando realizarlo por lo cual establecer prioridades cual es la función del Diagrama de Priorización. Todo esto atreves de una secuencia de pasos importantes para así hacer la programación de las actividades que tengan más prioridad según sea la necesidad de la empresa que demande en el momento.
Bibliografía:
Gestión de la Calidad
Autor Cesar Camisón; Tomas González; Sonia Cruz
Editorial: Pearson Educación, 2006
ISBN 9788420542621
Comentario personal
En mi opinión es necesario decidir que es más necesario o más importante para la organización y cuando realizarlo por lo cual establecer prioridades cual es la función del Diagrama de Priorización. Todo esto atreves de una secuencia de pasos importantes para así hacer la programación de las actividades que tengan más prioridad según sea la necesidad de la empresa que demande en el momento.
Bibliografía:
Gestión de la Calidad
Autor Cesar Camisón; Tomas González; Sonia Cruz
Editorial: Pearson Educación, 2006
ISBN 9788420542621